Bộ công cụ bán hàng dành cho nhân viên Sale gồm những gì?

Quảng cáo

     Bạn là quản lý đội bán hàng hay là trưởng phòng, giám đốc bán hàng? Và bạn đang muốn xây dựng một bộ công cụ tiện ích cho nhân viên Sale để giúp họ trở lên chuyên nghiệp trong mắt khách hàng? Bạn cũng đang muốn giúp cho nhân viên Sale phát triển năng lực bán hàng và giúp họ gia tăng doanh số?

     Bộ công cụ bán hàng dành cho nhân viên Sale (hay còn gọi là bộ Sale Kits) sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi trên.

     Như bạn biết, trong kỷ nguyên 4.0, Digital Marketing trở nên rất mạnh, nhưng không vì thế mà các Doanh Nghiệp lớn bỏ qua nền tảng marketing truyền thống (hay còn gọi là Trade Marketing). Để giúp Sale nói chung và doanh nghiệp nói riêng có sự tăng trưởng đột phá về doanh thu, thì buộc doanh nghiệp bạn phải kết hợp tốt cả Marketing Online và Marketing truyền thống. Bộ công cụ bán hàng chuyên nghiệp dành cho nhân viên Sale sẽ là một thứ vũ khí tối thượng giúp bạn, đội ngũ của bạn và doanh nghiệp bạn sớm thu được những thành quả to lớn về nhiều mặt trong hoạt động bán hàng nói riêng và trong mảng Marketing truyền thống nói chung.

     Một bộ công cụ bán hàng chuyên nghiệp dành cho nhân viên Sale phải có những công cụ sau:

I. BỘ CÔNG CỤ ĐỂ LÀM VIỆC VỚI KHÁCH HÀNG

1.1. Card Visit và bộ hồ sơ năng lực cá nhân

     Card Visit (hay còn gọi là danh thiếp hoặc Name Card) là công cụ không thể thiếu của đội ngũ nhân viên Sales. Nó giúp đối tác, khách hàng biết bạn là ai? Bạn đến từ doanh nghiệp nào? Vị trí của bạn trong doanh nghiệp là gì? Bạn đang được phụ trách bán những sản phẩm nào? Liên hệ với bạn qua những thông tin nào.

     Thông thường một chiếc Card Visit truyền thống sẽ chứa đựng rất ít thông tin vì diện tích của nó khá nhỏ. Chính vì vậy, khi thiết kế cho nhân viên Sale, bạn cần chú ý đến cả giao diện sao cho chuyên nghiệp và phải tổ chức nội dung một cách ngắn gọn, xúc tích, chất liệu tạo nên chiếc card visit cũng phải phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn, qua đó sẽ khiến đối tác, khách hàng có thiện cảm ngay khi tiếp nhận chiếc card visit từ nhân viên Sale.

     Tuy nhiên, Card Visit truyền thống cũng có điểm yếu riêng của nó như: Nó chứa quá ít thông tin về nhân viên sale, bên cạnh đó, nó có thể sẽ bị khách hàng, đối tác quên ngay sau đó vì nó chỉ tồn tại ở vị trí mà đối tác, khách hàng lưu trữ thôi. Ngoài ra, card visit không thể lưu trữ mọi lúc mọi nơi, nên nhân viên Sale có thể bỏ mất những cơ hội bán hàng tiềm năng từ đối tác, khách hàng mục tiêu của công ty.

     Để hạn chế những nhược điểm trên, ngoài chiếc card visit truyền thống, Bạn nên trang bị cho Nhân viên Sale (và toàn bộ nhân viên ở các bộ phận khác) một chiếc Digital Card Visit. Công cụ Digital Card Visit này được thiết kế rất đơn giản từ công cụ vCard24h.com. Thông qua công cụ này, Nhân viên Sale sẽ có được một chiếc Card Visit Số kiêm Hồ sơ năng lực số với đầy đủ thông tin từ: thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, các kỹ năng, sản phẩm và dịch vụ mà nhân viên sale phụ trách bán hàng, nhật ký bán hàng, các hoạt động mà nhân viên sale tham gia, form đăng ký liên hệ, Form đặt lịch để nhận được sự tư vấn từ nhân viên Sale, Đặt lịch mua hàng (các thông tin đặt lịch này sẽ được gửi trực tiếp tới mail của nhân viên Sale)…Bạn có thể theo dõi một mẫu Card Visit Số kiêm Hồ sơ năng lực cá nhân số trong video dưới đây.

Video giới thiệu một mẫu Card Visit Số kiêm Hồ sơ năng lực cá nhân số

     Với chiếc Card Visit Số kiêm Hồ sơ năng lực số này, Nhân viên Sale có thể lưu trữ hoặc truy cập ở bất kỳ đâu và bất kỳ thời điểm nào (vì nó được lưu trên hệ thống điện toán đám mây trong môi trường mạng internet), nó dễ dàng được trao cho đối tác, khách hàng thông qua mã QRcode. Như vậy, đối tác, khách hàng có thể lưu trữ dễ dàng trên điện thoại và họ có thể truy cập bất cứ thời điểm nào. Bạn có thể theo dõi chi tiết về nội dung này trong bài viết “Tầm quan trọng của Card Visit Số và Hồ sơ năng lực cá nhân số trong kinh doanh” để hiểu rõ hơn về công cụ này và cách tạo, cách sử dụng nó.

1.2. Kẹp tài liệu

     Kẹp tài liệu (hay còn gọi là File Folder) thực chất là một bìa hồ sơ được dùng để kẹp những tài liệu hỗ trợ việc bán hàng của nhân viên Sale. Nó chính là điểm tiếp xúc (touchpoint) đầu tiên của bộ Sales Kit với khách hàng. Hơn nữa, kẹp tài liệu sẽ giúp các nhân viên Sale dễ dàng quản lý và sắp xếp tài liệu của mình một cách gọn gàng, có trật tự. Việc sắp xếp mọi thứ gọn gang cũng sẽ giúp khách hàng tin tưởng hơn vào một nhân viên bán hàng chuyên nghiệp, kỷ luật.

Kẹp tài liệu

Mẫu kẹp tài liệu điển hình

1.3. Brochure

     Là một công cụ thứ hai được gửi tới đối tác, khách hàng ngay sau khi gửi chiếc card visit. Brochre sẽ giúp nhân viên kinh doanh (Sale) giới thiệu sơ bộ các thông tin về công ty cũng như sản phẩm mà doanh nghiệp mình đang cung cấp. Brochure cũng là tài liệu quan trọng nhất để giúp đối tác, khách hàng nắm bắt sơ bộ và biết rõ hơn về các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn đang cung cấp.

     Nếu muốn tăng khả năng chốt hợp đồng, Brochure của doanh nghiệp bạn phải được trình bày một cách rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích với những thông tin đầy đủ, thậm chí còn phải mang tính thẩm mỹ cao và tuân thủ tuyệt đối về kiến thức thương hiệu doanh nghiệp, sản phẩm.

Mẫu brouche điển hình

Một mẫu Brouche điển hình

1.4. Catalogue

     Catalogue được coi là công cụ quan trọng tiếp mà mà nhân viên Sale cần phải có, công cụ này cung cấc cho đối tác, khách hàng những thông tin chi tiết của từng chủng loại sản phẩm, dịch vụ, qua đó giúp họ có thể tham khảo, nghiên cứu và đối sánh để lựa chọn.

     Đặc biệt có nhiều công ty hiểu rõ về thiết kế và tâm lý khách hàng, họ còn dùng Catalogue để điều hướng khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ chính của mình.

Một quyển mẫu catalogue điển hình

Một quyển mẫu Catalogue điển hình

     * Chú ý: Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thương gộp công cụ Brochure và Catalogue làm một để tiết kiệm chi phí và đỡ rườm rà về số lượng tài liệu. Tuy nhiên, ở những doanh nghiệp lớn và đặc thù, việc tách bạch sẽ giúp nhân viên Sale và doanh nghiệp của bạn được đối tác, khách hàng nhìn nhận với nhiều thiện cảm hơn.

1.5. Báo giá (Quotation)

     Sau khi xem sơ lược về toàn bộ sản phẩm, dịch vụ mà công ty của Nhân viên Sale cung cấp thông qua các công cụ bên trên, khách hàng sẽ quan tâm tới giá cả của những sản phẩm, dịch vụ đó đặc biệt là giá dành cho những khách hàng mua với số lượng lớn. Khi đó, Báo giá sẽ là một trong những công cụ đắc lực tiếp theo mà Nhân viên Bán hàng cần phải có.

     Việc gửi một báo giá đầy đủ, chi tiết trên một tờ giấy có Logo, địa chỉ liên lạc của công ty cũng sẽ làm tăng độ hài lòng của khách hàng. Báo giá có thể được thiết kế chỉnh chu, với chất liệu giấy đẹp đối với những ngành hàng mà giá không biến động mấy như siêu thị, điện máy, hay các doanh nghiệp bán lẻ, dịch vụ. Với các doanh nghiệp bán hàng dạng bán sỉ thì báo giá nên xây dựng trên file word có chữ ký của giám đốc và dấu của công ty là được.

     Nhiều nhân viên sales cũng đã tự xây cho mình một bảng báo giá có giá thành cao hơn, sau đó giảm giá mạnh để đánh vào tâm lý khách hàng.

     Với các doanh nghiệp kinh doanh theo hình thức bán lẻ hoặc dịch vụ, họ thường gộp luôn báo giá và catalogue vào làm một.

Mãu báo giá

Một mẫu báo giá điển hình (Nguồn: Internet)

1.6. Tờ rơi, Voucher

     Nhắc đến bộ Công cụ dành cho nhân viên Sale để sử dụng khi chào bán sản phẩm, dịch vụ thì không thể thiếu được tời rơi hay Voucher. Tờ rơi/voucher được biết đến như một trang giấy nhỏ gọn chứa đựng thông tin về chương trình khuyến mại cho các sản phẩm, dịch vụ theo chiến lược marketing, bán hàng của công ty bạn.

Mẫu voucher điển hình

Mẫu voucher điển hình

     Tờ rơi thường có kích thước bằng 1/2 hoặc 1/3 tờ giấy A4. Trong khi Voucher thì kích thước thường bằng kích thước của chiếc Card Visit truyền thống. Tờ rơi/Voucher nên được thiết kế với nội dung ngắn gọn, xúc tích và đừng đưa quá nhiều nội dung văn bản vào, hãy thể hiện nó bằng hình ảnh và giá sản phẩm/dịch vụ theo chương trình khuyến mại của doanh nghiệp bạn.

     Tờ rơi hay voucher là một trong những công cụ không thể thiếu được của nhân viên Sale, nó sẽ giúp nhân viên Sale dễ dàng chốt đơn hàng hơn ứng với mỗi chương trình bán hàng mà doanh nghiệp đưa ra.

Mẫu tờ rơi

Một mẫu tờ rơi điển hình

1.7. Đơn đặt hàng / Hợp đồng mua bán

     Đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán là các công cụ để nhân viên Sale có cơ hội chốt đơn hàng với khách hàng. Vì vậy doanh nghiệp bạn cần phải thiết kế công cụ này sao cho nó vừa mang tính thẩm mỹ, vừa rõ ràng, ngắn gọn, đủ ý. Đặc biệt hợp đồng mua bán cần tuân thủ nguyên tắc cả doanh nghiệp và khách hàng cùng có lợi.

     Doanh nghiệp của bạn nên xây dựng mẫu đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán chuẩn, thống nhất trong toàn doanh nghiệp để gia tăng tính chuyên nghiệp, hiêu quả trong công việc của nhân viên Sale. Đặc biệt đây cũng là công cụ để góp phần xây dựng thương hiệu và hình ảnh cho doanh nghiệp bạn.

Mẫu đơn đặt hàng điển hình

Mẫu đơn đặt hàng điển hình

     Với một số doanh nghiệp đặc thù thì ngoài hợp đồng mua bán họ còn xây dựng thêm mẫu hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng demo sản phẩm…tùy vào loại hình doanh nghiệp của mình mà Bạn quyết định nên tạo thêm những mẫu hợp đồng nào để gia tăng tính pháp lý và gia tăng khả năng giải quyết cũng như chốt đơn hàng thuận tiên hơn cho đội ngũ nhân viên Sale.

II. BỘ CÔNG CỤ ĐỂ LÀM VIỆC CÁ NHÂN

2.1. Tài liệu đào tạo sản phẩm và nghiên cứu đối thủ

     Tài liệu đào tạo sản phẩm hay còn gọi là cẩm nang đào tạo sản phẩm. Đây là bộ công cụ rất cần thiết mà cán bộ quản lý cấp cao cần quan tâm để có kế hoạch xây dựng, biên soạn. Khi có một tài liệu hoàn chỉnh và được cập nhật liên tục theo thời gian thì nó sẽ là trợ thủ đắc lực cho nhân viên Sale, đặc biệt là đối với các Sale mới.

     Với tài liệu này, Sale sẽ dễ dàng tiếp cận và nghiên cứu sản phẩm nhanh hơn, có hệ thống hơn, do vậy sẽ cải thiện rất tốt cho hiệu quả hoạt động bán hàng. Doanh nghiệp nào chuẩn bị tốt tài liệu này thì nhân viên sale của doanh nghiệp đó sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian để nghiên cứu sản phẩm. Một tài liệu được biên soạn tâm huyết và được cập nhật thường xuyên theo tình huống mà Sale gặp phải trong thực tế.

     Tài liệu đào tạo sản phẩm này cần được biên soạn theo những gợi ý sau:

+ Các Sản phẩm, dịch vụ sẽ được sắp xếp trình bày theo thứ tự ưu tiên theo các yếu tố như: sản phẩm/dịch vụ chủ đạo của công ty; Sản phẩm đang bán chạy; Sản phẩm xu hướng…

+ Mỗi sản phẩm/dịch vụ cần được trình bày để thấy rõ:

– Sản phẩm/Dịch vụ mang lại giá trị, lợi ích gì cho khách hàng?

– Những điểm mạnh và điểm yếu của sản phẩm/dịch vụ?

– Sản phẩm/dịch vụ được sử dụng như thế nào, vào thời điểm nào…để khách hàng nhận được lợi ích tốt nhất?

– Đối thủ gồm những ai? 

– Bảng chứa các thuộc tính để so sánh với các đối thủ;

– Đánh giá của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ đó về cơ bản như thế nào?

– Khi cần tham khảo ý kiến thì khách hàng sẽ liên hệ với những khách hàng nào?

     * Ghi chú: Tài liệu đào tạo nghiên cứu sản phẩm và đối thủ cạnh tranh cũng nên đánh dấu để Nhân viên Sale mới biết cách nên nghiên cứu sản phẩm/dịch vụ nào trước để đáp ứng yêu cầu bán hàng nhằm có doanh số sớm.

2.2. Mẫu lập kế hoạch bán hàng

     Để thống nhất trong chỉ huy và thực hiện, doanh nghiệp của bạn cần phải xây dựng một mẫu lập kế hoạch bán hàng cho đội Sale, qua đó sẽ giúp Nhân viên Sale có định hướng, mục tiêu rõ ràng để thu được những thành quả tốt trong công tác bán hàng.

     Một mẫu kế hoạch bán hàng phải có các thông tin chính tương tự bảng ở mục 2.3.1.3 bên dưới.

     * Chú ý: 

+ Bảng kế hoạch bán hàng phải thể hiện được tuyến đường mà nhân viên Sale sẽ đi chăm sóc, chào hàng và bán hàng;

+ Kế hoạch bán hàng có thể được lập theo quý, theo tháng, theo ngày;

+ Kế hoạch bán hàng theo ngày thì cần yêu cầu được lập và gửi cho quản lý trực tiếp từ ngày hôm trước (cần quy định khung giờ cụ thể, ví dụ: nộp trước 22h ngày hôm trước).

+ Sau mỗi ngày đi chăm sóc khách hàng, bán hàng thì nhân viên Sale cần có báo cáo lại quản lý trực tiếp (Quy ước thời gian nộp báo cáo trước 18h trong ngày);

+ Sau khi nhân viên Sale nộp báo cáo thì quản lý trực tiếp cần tổng hợp, đánh giá và gửi báo cáo tổng hợp cho quản lý cấp trên. Và doanh nghiệp cũng cần phải có quy định về thời gian nộp báo cáo này.

2.3. Bảng kế hoạch phân bổ và theo dõi doanh số

     Doanh nghiệp cần thiết kế mẫu Bảng kế hoạch phân bổ và theo dõi doanh số để giúp nhân viên sale có lộ trình và mục tiêu rõ ràng, qua đó giúp họ đạt được mục tiêu doanh số mà công ty giao cho, cụ thể cần những bảng sau:

2.3.1. Mẫu bảng kế hoạch phân bổ và theo dõi doanh số dành cho nhân viên sale

2.3.1.1 . Bảng phân bổ doanh số theo tháng

Bảng phân bổ doanh số theo tháng

2.3.1.2. Bảng phân bổ doanh số theo tuần
Bảng phân bổ doanh số theo tuần
2.3.1.3. Bảng phân bổ doanh số theo ngày

bảng phân bổ doanh số theo ngày

2.3.2. Bảng phân bổ doanh số cho các thành viên đội Sale

bang phân bổ doanh số theo tháng cho đội sale

     * Ghi chú:

+ Bảng này cần được in ra khổ giấy lớn rồi dán hoặc treo trên một bảng lớn của phòng sale, sau mỗi ngày tuần bán hàng thì quản lý sẽ ghi mức doanh số thực tế vào. Để qua đó nhân viên sale sẽ theo dõi xem mình đã hoàn thành kế hoạch chưa? và đây cũng là cách để giúp nhân viên Sale biết mình cần phải cố gắng hơn nữa để đạt kế hoạch đề ra nếu thực tế họ chưa làm được.

+ Thông qua bảng này, quản lý cũng sẽ biết được nhân viên sale nào yếu để lên kế hoạch đào tạo nhằm giúp nhân viên sale đó đạt được mốc doanh số mà công ty áp cho.

2.4. Mẫu báo cáo thực hiện công việc hàng ngày

     Doanh nghiệp cần xây dựng một mẫu báo cáo công việc hàng ngày để cuối mỗi ngày nhân viên sale sẽ thực hiện báo cáo theo mẫu này và nộp lại cho quản lý.

     Một mẫu báo cáo thực hiện công việc hàng ngày cần phải thể hiện được những nội dung chính sau:

+ Những việc đã thực hiện trong ngày;

+ Kết quả đạt được (bán được bao nhiêu sản phẩm, tổng doanh số là bao nhiêu, khách hàng nào tiềm năng nhất trong ngày, bao nhiêu khách hàng mở mới…);

+ Đánh giá kết quả đạt được so với dự kiến đã được đề cập ở bản kế hoạch công việc;

+ Ý kiến, phản hồi của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, chính sách của công ty;

+ Cần làm gì để đạt mục tiêu đã đề ra trong trường hợp chưa đạt được chỉ tiêu? Thời gian cần xin gia hạn thêm để hoàn thành công việc, mục tiêu là bao nhiêu? Các phương án sẽ thực hiện để đạt mục tiêu này?

+ Đề xuất, góp ý cho công ty để gia tăng hiệu quả bán hàng…

     Kèm theo báo cáo tổng hợp trên là bảng 2.3.1.3 đã điền thông tin kết quả vào đó, đặc biệt là những nhận xét, lưu ý về khách hàng và những ý kiến của khách hàng (được ghi nhận vào cột ghi chú);

2.5. Bảng tiêu chuẩn lựa chọn khách hàng tiềm năng

      Tùy vào loại hình doanh nghiệp, sản phẩm và chiến lược của doanh nghiệp mà việc định nghĩa khách hàng mục tiêu sẽ khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần định nghĩa rõ Khách hàng mục tiêu của mình là ai? Các tiêu chí nào phù hợp và số liệu cụ thể ra sao để nhận biết và ghi nhận khách hàng đó là khách hàng mục tiêu, ví dụ:

+ Cửa hàng diện tích là bao nhiêu?

+ Có bao nhiêu tủ đựng đồ?

+ Có bao nhiêu nhân viên, quản lý?

+ Lượng xe máy, xe ô tô đỗ trước cửa hàng là bao nhiêu?

+ Tần suất khách đến cửa hàng là bao nhiêu/giờ hoặc phút;

+ Lượng khách đi xe máy, đi ô tô cụ thể ra sao?

2.6. Website bán hàng cá nhân

     Để bổ trợ cho nhân viên Sale bán hàng đạt hiệu quả thì công ty nên cung cấp cho mỗi sale một website bán hàng cá nhân riêng. Đây là tài sản của công ty, doanh nghiệp nên đầu tư, sau này nhân viên sale có nghỉ việc thì chỉ việc bàn giao cho nhân viên sale mới (Chỉ việc thay đổi thông tin là thành của nhân viên mới). Có như vậy doanh nghiệp sẽ tránh bị mất một lượng khách hàng lớn đã giao dịch và kết nối qua website.

     Chỉ cần tạo một website bán hàng cá nhân hoàn chỉnh, sau đó doanh nghiệp cho nhân bản ra cho các sale.

     Yêu cầu các sale quản lý, chăm sóc thường xuyên, có thể ra quy định mỗi ngày hoặc cứ 3 ngày sẽ viết một bài viết liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của công ty hay những vấn đề mà khách hàng mục tiêu quan tâm.

     Doanh nghiệp rất rất cần quan tâm và lưu ý nội dung này.

     Để gia tăng hoạt động quản lý bán hàng và đặc biệt hiệu quả của đội ngũ Nhân viên Sale, doanh nghiệp cần cân nhắc sử dụng Phần mềm Quản lý công việc, đội nhóm, dự án vào hoạt động của doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm đặc thù này tại địa chỉ 121Projects.com, đây là một công cụ được số hóa để quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở mọi lúc, mọi nơi. Nếu áp dụng nó vào doanh nghiệp thì chắc chắn doanh nghiệp bạn sẽ thu được rất nhiều lợi ích từ nó. Hãy khám phá và trải nghiệm công cụ đầy sức mạnh này ngay nhé!

     Trên đây là các công cụ mà một nhân viên sale cần phải có, để giúp họ trở nên chuyên nghiệp và mang nhiều doanh số về cho công ty thì doanh nghiệp cần lưu ý và chuẩn bị tốt các công cụ này cho họ.

     Hãy để lại cảm nhận của bạn trong phần lời bình bên dưới bài viết này nhé!



Thiết kế Website chuẩn SEO, Quản trị Website chuyên nghiệp, Viết bài chuẩn SEO, Nội dung chuẩn SEO

Bài viết liên quan

Thêm lời bình